Organisatiestructuur

We hebben weloverwogen gekozen voor de stichtingsvorm, maar stralen een verenigingskarakter uit. We hebben een breed samengesteld Algemeen Bestuur van 18 leden en een stevig Dagelijks Bestuur bestaande uit 7 personen. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden leggen we vast in een huishoudelijk reglement. De Stichting Groene Hart is in belangrijke mate een vrijwilligersorganisatie. Voor vrijwilligers hebben we een helder beleid, hanteren we duidelijke vrijwilligersovereenkomsten en houden we ons voor eventuele financiële tegemoetkomingen aan de richtlijnen van de Belastingdienst.
De omvang van de activiteiten, het aantal vrijwilligers en het aantal projecten vraagt veel van een vrijwilligersbestuur. Om een goede relatie te hebben met de uitvoerende activiteiten zijn in het dagelijks bestuur portefeuillehouders aangewezen die nauw betrokken zijn bij de activiteiten van de stichting. De secretaris zal daarbij als coördinator tussen deze portefeuillehouders (bestuur) en vrijwilligers/-projectmedewerkers e.d. functioneren.
We maken in onze organisatiestructuur nadrukkelijk onderscheid tussen de uitvoering van de projecten en de structurele stichtingsactiviteiten. We doen dat ook door de projectadministratie (financieel en inhoudelijk) te scheiden van de overige activiteiten, ook om de financiële risico’s te beperken. We constateren ook dat de kwaliteit en de continuïteit van de structurele stichtingsactiviteiten en de noodzakelijke ondersteuning van de secretaris/coördinator en de penningmeester om extra om (administratieve) ondersteuning vraagt in de vorm van een ervaren administratieve kracht (office manager).
Voor de uitvoering van projecten is coördinatie en advies noodzakelijk. We doen dat door het aanstellen van een projectmanager c.q. -directeur, die (samen met de portefeuillehouders) verantwoordelijk is voor het goede verloop van de projecten in onze portefeuille en voor het doen van voorstellen voor projecten aan het bestuur.

We voeren een project alleen uit als:

  • een inhoudelijke bijdrage aan de realisatie van doelstellingen van de stichting wordt geleverd en het project past binnen de kaders van dit beleidsplan;
  • financiering en bemensing zijn geregeld en de uitvoerbaarheid is getoetst en het bestuur heeft ingestemd met (de aanvraag van) het project;
  • een financiële bijdrage wordt geleverd aan de exploitatie van de stichting. We hanteren daar als regel een norm van 5-10 % van de totale projectbegroting voor;
  • We geven voorrang aan projecten die we met andere organisaties kunnen uitvoeren;
  • We letten op spreiding over het hele Groene Hart en over onderwerpen.Gelet op het vorenstaande richten we een bureau in zoals bedoeld in artikel 6 van de statuten. Dit bureau bestaat uit een secretariaat en een projectenbureau.

Secretariaat 

Op het secretariaat worden alle administratieve taken zoals de donateursadministratie, de post-registratie, onderdelen van de geautomatiseerde financiële (project)administratie, beheerstaken en archiefbeheer verricht. Ook worden taken uitgevoerd t.b.v. van het dagelijks bestuur en in het bijzonder de secretaris. Deze werkzaamheden worden door een professionele kracht (office manager) in deeltijd verricht en/of gecoördineerd. Tezamen met de secretaris/coördinator is zij/hij het centrale draaipunt/aanspreekpunt van de stichting. De secretaris en de penningmeester borgen samen met de office-manager en de projectmanager de structurele lopende werkzaamheden en nemen zo nodig, al dan niet na overleg met de voorzitter, op operationele besluiten. Belangrijke ontwikkelingen worden uiteraard eerst aan het DB-voorgelegd.

Projectenbureau

De uitvoering van de projecten vindt plaats binnen een projectenbureau, die voor wat de administratieve taken betreft nauw samenwerkt met het secretariaat. De projectmanager is (samen met de portefeuillehouder) verantwoordelijk is voor het goede verloop van de projecten in portefeuille, voor het aansturen van projectleiders en voor het doen van voorstellen voor nieuwe projecten aan het bestuur.